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Digitalisierung bei schoenmueller (Teil 1): Weg von der E-Mail.

Wer noch davon spricht, dass wir uns in einem digitalen Wandel befinden, der hat ihn bereits verschlafen und wird jetzt vom digitalen Vorschlaghammer wachgeküsst. Wir stecken längst mittendrin. Manche wachen jetzt außerhalb der Matrix auf und wundern sich über die Anschlüsse an ihrem Rückenmark, die vielen neuen Begriffe Machine Learning, AI, Prototyping und Collaboration-Tools. Digitalisierung bedeutet nicht, dass der Kunde statt der nächsten stationären Couponing-Aktion lieber eine Aktions-Landingpage mit Gewinnspiel umgesetzt bekommt – also doch, schon auch, aber – Digitalisierung ist ein längst begonnener, fortschreitender gesellschaftlicher Wandel. Wir bei schoenmueller sind mal vorgesprungen in das bombastische, digitale Bällebad – und wir haben unseren Spaß darin. In diesem Beitrag beginnen wir damit, wie wir unsere interne und externe Kommunikation und Dokumentation von Projekten vereinfacht und konsistent gewandelt haben.

 

Unser Albtraum einer nicht-digitalen Arbeitsweise von vor ein paar Jahren ...

Folgendermaßen lief es bei uns in der grauen, weniger digitalisierten Welt mal ab – und ich weiß, dass in anderen Agenturen und Marketing-Abteilungen immer noch nach diesem oder ähnlichem komplizierten Schema verfahren wird: Die E-Mail vom Kunden kommt – das angekündigte Briefing zum anstehenden Projekt ist als separates Textdokument angehängt. Man legt es auf dem Kundenserver unter einem Input-Ordner ab. Schnell eine weitere E-Mail an den betreffenden Verteiler, dass das Briefing zum neuen Projekt nun auf dem Server zu finden ist. Der Art Director und der betreuende Kundenberater befinden sich darunter. Und vielleicht in CC zur Sicherheit noch den Junior, der vielleicht unterstützen soll.

 

Man vereinbart ein Kick-Off-Meeting – der Kalender ist als bewährtes Tool im Gebrauch, die Zusagen sind nach einer Stunde alle eingetrudelt. 11:00 Uhr geht´s los! Im Konferenzraum. Schnell einen Kaffee gezogen, Tür zu. Einer fehlt. 5 Minuten Smalltalk. Tür auf, Tür zu. Alle da. Briefing liegt ausgedruckt in vierfacher Ausfertigung auf dem Tisch. Man bespricht alle Einzelheiten. Dann kommt´s. Muss der AD ausgerechnet jetzt fragen, wieviel Zeit auf die ersten Entwurfsrunden verwendet werden darf? Mensch, wo war nochmal unser Angebot ... Mist. Muss nochmail im Mail-Output-Ordner rausgesucht werden. Wird nach dem Mittag nachgeliefert. Versprochen.

 

Den ganzen Projektmanagement-Rattenschwarz der alten Zeit möchte ich nur in Stichworten skizzieren: am Ende des Projekts lautet der Betreff des E-Mail-Massakaers: „Fwd Fwd Re Re Fwd Re Fwd Fwd hier: Layout 8 Fwd Fwd Re Korrekturen ... Fwd Fwd Re Fwd Re Feedback...“, Excel-Listen, die keiner pflegt, „warum liegt das letzte Layout nicht im Ansichts-Ordner auf dem Server?“ Bekam ich es in einer Mail?! Hat eigentlich jeder das zusätzliche Zeiterfassungs-Tool installiert und pflegt es?

 

Das bunte digitale Bällebad und wie wir heute arbeiten

Kurzum. Davon sind wir weg. Wir beschränken uns in unserer täglichen Arbeit im Kern auf folgende 3 Tools:

  • Wir haben mit „Deals and Projects“ ein führendes, zentrales cloudbasiertes System für die Abbildung des kompletten Projektmanagements inklusive Angebotserstellung, Abrechnung, Kontaktverwaltung, Kapazitäten-Einteilung und Projektverlaufsüberwachung.
  • Für schnelle interne Kommunikation: Das Kollaborations- und Chat-Tool „Slack”
  • E-Mail: nur noch für externe Kommunikation im Einsatz.

 

Jeder kann jederzeit sehen, welche Projekte in der Pipeline sind und wie weit sie vorangeschritten sind. Angebote werden in der Cloud abgelegt und direkt aus der Plattform heraus per E-Mail API an den Kunden versandt. Ist das Angebot schon freigegeben? Wann muss das Projekt beendet sein? Wer auf Kundenseite ist beteiligt? Wer sind unsere Verantwortlichen und deren Wingmen, -women, -neutrals? Alle notwendigen Informationen und Dokumente sind auf Projektebene hinterlegt. Ein Tortendiagramm zeigt, wieviel der kalkulierten Zeit uns zum kreativen Schaffen noch übrig bleibt.

 

Diese schmale und übersichtliche Herangehensweise motiviert und die eingesparte Zeit kann von uns kreativ genutzt werden. Im nächsten Schritt peilen wir den Drei-Meter-Turm an unserem Bällebad an, danach den Fünfer und dann den Zehnmeterturm. Danach wird es Zeit für ein noch tieferes digitales Bällebad-Becken.

 

In einem späteren Beitrag werden wir auf unseren digitalen Workflow etwas genauer eingehen und weitere Insights präsentieren.